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Fachartikel
26. Februar 2018

Digitalisierte Instandhaltung

Einfacher und mit besserer Qualität

Eine Datenbank statt dicker Ordner, eine App statt Checklisten auf Papier: Mit einem digitalen Instandhaltungssystem vereinfachen die Betreiber von Infrastrukturanlagen ihre Prozesse, steigern ihre Effizienz und verbessern die Datenqualität. Zu den Energieunternehmen, die hier vorangehen, gehört die SWL Energie AG. Ihr Fazit nach anderthalb Jahren fällt rundum positiv aus.
Gian Gian von Planta 

Fast 700 Hydranten bewirtschaftet die SWL Energie AG. Das bedeutet 700 Jahreskontrollen, die bisher auf Papier festgehalten wurden. Ganz ähnlich verliefen die Instandhaltungsarbeiten bei den übrigen Infrastrukturanlagen des Lenzburger Unternehmens. Ob Gas-, Wasser- oder Stromversorgung: Die Fachleute arbeiteten für die einzelnen Objekte mit ausgedruckten Karten und Checklisten. Anschliessend legten sie die Dokumente entweder physisch in Ordnern ab, scannten sie oder erfassten die Daten manuell in Datenbanken.

Dieses Vorgehen genügt den heutigen Ansprüchen aus mehreren Gründen nicht mehr. Erstens ist es ineffizient und erfordert unnötig viel Zeit. Zweitens besteht die Gefahr, dass die Dokumentation Abschreibfehler oder Lücken aufweist. Die Vorgaben bezüglich Dokumentierungspflicht für Infrastrukturbetreiber nehmen laufend zu. Längst müssen die Instandhaltungsprozesse nicht nur nachvollziehbar, sondern auch durch externe Kontrollpersonen überprüfbar sein. Mit den bisherigen Mitteln gestaltet sich das schwierig – besonders, wenn Netzbetreiber wie die SWL Energie AG zusätzlich zu den eigenen Infrastrukturanlagen auch jene von anderen Versorgungsunternehmen oder Gemeinden bewirtschaften.

Digitale Echtzeitlösung

Aus all diesen Gründen beschloss die SWL Energie AG, das Arbeiten auf Papier abzulösen und für die Instandhaltung die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Mit einem digitalen Instandhaltungssystem können Infrastrukturbetreiber von überall her in Echtzeit auf Anlagendaten zugreifen und diese bearbeiten. Das erleichtert die Kontrolle und die Instandhaltung vor Ort, weil die Monteure sofort über sämtliche relevanten Informationen zum Objekt verfügen – inklusive Fotos, Historie der Instandhaltung und Einbindung ins Netz.

Ihre Arbeiten halten die Fachleute direkt im System fest (Fig. 1). Dabei lässt sich das Vier-Augen-Prinzip sehr einfach umsetzen. Die Anlagedaten sind jederzeit aktuell, verlässlich und nachvollziehbar. Die Instandhaltung wird zu einem klar definierten und vom Anfang bis zum Ende durchgängig dokumentierten Prozess. Weil Infrastrukturbetreiber die Objektdaten systematisch auswerten können, optimieren sie ihre Investitions- und Instandhaltungsplanung – mit entsprechend positiven Folgen für das Geschäftsergebnis.

Information einfach und überall verfügbar

Vorteile bringt ein digitales Instandhaltungssystem nicht zuletzt für die Mitarbeitenden. Sie können ihre Einsätze einfacher planen und das Material vorbereiten. Ineffiziente administrative Aufgaben entfallen. Besonders jüngere Mitarbeitende erwarten von einem modernen Arbeitsplatz, dass IT-Tools die Arbeit erleichtern und aufwerten. Das Smartphone trägt ohnehin jede Fachperson mit sich herum. Entsprechend gross ist die Bereitschaft, es als Arbeitsinstrument zu nutzen.

Inzwischen enthält die Plattform zahlreiche Informationen zu den Infrastrukturanlagen der SWL Energie AG. Unter anderem sind zu jedem Objekt technische Daten, eine Zustandsbeschreibung, die letzten Ereignisse, wie etwa Wartungen, und die periodischen Aufgaben mit ihrer Fälligkeit hinterlegt (Fig. 2). Arbeitsaufträge samt Fristen werden direkt aus dem System heraus an die zuständigen Fachpersonen übermittelt. Vor Ort lässt sich auf einem mobilen Gerät die Checkliste zum Objekt öffnen (Fig. 3). Sie zeigt die zu kontrollierenden Punkte samt Standardwerten auf. Die benutzerfreundliche Bedieneroberfläche macht es leicht, Daten zu finden und zu aktualisieren. Ist eine Wartung erledigt, wird der Status des Auftrags angepasst. So behalten die Teamleiter jederzeit die Übersicht über den Arbeitsfortschritt ihres Teams. Die SWL bewirtschaftet auch Infrastrukturanlagen für benachbarte Gemeinden. Über einen Webzugriff können diese Vertragsgemeinden jederzeit den Status ihrer Anlagen anschauen und überprüfen, ob die vereinbarten Instandhaltungsmassnahmen durchgeführt werden. Dies schafft Transparenz und Vertrauen.

Anpassen und Erweitern ohne teure Berater

Um das richtige digitale Instandhaltungssystem zu finden, verglich die SWL Energie AG eingehend mehrere Software­lösungen. Dabei war ihr einerseits eine einfache Anwendung wichtig. Andererseits wünschte sie sich ein System, das speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen konzipiert und einfach zu implementieren ist. Insbesondere sollte es universell und für alle Medien verwendbar sein. Im Falle der SWL Energie AG also nebst Strom und Wasser auch für Gas und Fernwärme (Fig. 4).

Bei der Evaluation zeigte sich, dass viele Lieferanten von Infrastrukturanlagen eigene digitale Lösungen anbieten. Allerdings betreffen diese eher den Betrieb als die Instandhaltung und funktionieren nur gerade für die Anlagen des jeweiligen Anbieters. Integrierte Lösungen von ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)Anbietern konnten bezüglich Flexibilität und Anwendungsfreundlichkeit nicht überzeugen.

Fündig wurde die SWL Energie AG schliesslich beim digitalen Instandhaltungssystem von Inventsys, das sich als besonders flexibel erwies. Der Zero-Code-Ansatz ermöglicht, dass der Infrastrukturbetreiber die Objekte, Funktionen und Abläufe nach seinen Bedürfnissen definieren und adaptieren kann, ohne dabei auf Softwareberater zurückgreifen zu müssen. Im Frühling 2016 startete die SWL Energie AG ein Pilotversuch für 
einige Objektgruppen, um das System im Alltag ausführlich zu testen. Der Pilotversuch dauerte ein halbes Jahr, bis sich das Lenzburger Stadtwerk aufgrund der positiven Erfahrungen für die definitive Einführung des Systems entschied.

Einbindung ins GIS

Das Geografische Informationssystem (GIS) ist bei der SWL Energie AG das Herzstück der technischen Anlagenführung, eine reibungslose Integration der beiden Systeme entsprechend wichtig. Während das GIS vor allem die statischen und die geografischen Daten speichert, sind anlagenspezifische Daten und die dazugehörige Historie im Instandhaltungssystem abgebildet. Heute kann zwischen beiden Systemen problemlos hin- und her gewechselt werden, um die entsprechenden Informationen abzugreifen. Im GIS neu erstellte Anlagen werden automatisiert ins Instandhaltungssystem übernommen und in den Wartungszyklus eingefügt.

Neue Funktionen

Seit die SWL Energie AG das digitale Instandhaltungssystem eingeführt hat, sind weitere Funktionen hinzugekommen. Neu lässt sich die Aqua-Data/Hinni-Datenbank, die viele Schweizer Wasserversorgungen nutzen, voll integrieren. Die Fachleute brauchen die bei der Jahreskontrolle von Hydranten erfassten Daten nicht länger manuell in die Datenbank einzutragen. Vielmehr aktualisieren sie die Angaben im Instandhaltungssystem, das die Daten direkt in die Datenbank zurückspeist. Im Fall der SWL Energie AG mit ihren knapp 700 Hydranten bedeutet das eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis.

Eine genauso nützliche Weiterentwicklung ist die digitale Abbildung von Schiebern. Da diese, im Gegensatz zu den Hydranten, keine Vor-Ort-Nummerierung enthalten, dokumentierten die Fachleute der SWL Energie AG bisher auf Karten mit grossem Massstab, welche Schieber bereits kontrolliert wurden. Neu wählen sie im Kartenausschnitt des digitalen Instandhaltungssystems den Schieber an und bearbeiten wie bei anderen Objekten den Arbeitsauftrag (Fig. 5). Für die Gasnetzkontrolle schliesslich lassen sich im System nicht nur Punkte anzeigen, sondern auch Verbindungen. Die Arbeitsaufträge können daher Routen und sogar Geschwindigkeiten zum Ablaufen der Strecken vorgeben. Darüber hinaus kann bei jedem Arbeitsauftrag der Ort der Arbeitsausführung automatisch registriert werden. So ist für die Qualitätssicherung eine vollumfängliche Dokumentation der Arbeitsaufträge gewährleistet.

Auf dem Weg zur Smart City

Künftigen Smart Cities bietet das System von Inventsys ebenfalls attraktive Möglichkeiten – etwa für die Kommunikation zwischen Infrastrukturbetreibern und der Bevölkerung. Apps, um Störungen und andere Anliegen zu melden, sind zwar nichts Neues mehr. Bei den meisten fehlt aber ein geschlossener Prozess dahinter. Anders bei der Lösung von Inventsys: Die App ist voll ins Instandhaltungssystem integriert. Trifft eine Meldung aus der Bevölkerung ein, wird automatisch ein offener Arbeitsauftrag generiert und der verantwortlichen Person zugewiesen. Am Schluss des Prozesses erhält die Person, von der die Meldung stammt, eine Rückmeldung. So weiss diese, dass ihre Nachricht etwas bewirkt hat.

Fazit

Der Wechsel auf ein digitales Instandhaltungssystem ist einfacher, als man denkt – auch für kleine und mittlere Infrastrukturbetreiber. Eine frühzeitige Umstellung empfiehlt sich nicht nur, weil sie in einigen Jahren ohnehin unausweichlich sein wird. Sie bringt vor allem viele Vorteile mit sich, wie das Beispiel der SWL Energie AG zeigt. Wo einst lange Papierlisten abgeglichen und nachgeführt wurden, steht heute eine Software im Einsatz. Die Instandhaltungsprozesse sind dadurch erstens effizienter und einfacher geworden. Zweitens hat sich die Prozessqualität deutlich verbessert. Und drittens erleichtert es die digitale Lösung dem Lenzburger Unternehmen, auch die Infrastruktur anderer Gemeinden zu bewirtschaften. Vor allem aber macht das «Smart Working» mit der Plattform von Inventsys den SWL-Mitarbeitenden Spass. Das System zeigt, dass die Digitalisierung den Fachleuten keine Arbeit wegnimmt, sondern diese erleichtert und aufwertet.

Neue Funktionen

Seit die SWL Energie AG das digitale Instandhaltungssystem eingeführt hat, sind weitere Funktionen hinzugekommen. Neu lässt sich die Aqua-Data/Hinni-Datenbank, die viele Schweizer Wasserversorgungen nutzen, voll integrieren. Die Fachleute brauchen die bei der Jahreskontrolle von Hydranten erfassten Daten nicht länger manuell in die Datenbank einzutragen. Vielmehr aktualisieren sie die Angaben im Instandhaltungssystem, das die Daten direkt in die Datenbank zurückspeist. Im Fall der SWL Energie AG mit ihren knapp 700 Hydranten bedeutet das eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis.

Eine genauso nützliche Weiterentwicklung ist die digitale Abbildung von Schiebern. Da diese, im Gegensatz zu den Hydranten, keine Vor-Ort-Nummerierung enthalten, dokumentierten die Fachleute der SWL Energie AG bisher auf Karten mit grossem Massstab, welche Schieber bereits kontrolliert wurden. Neu wählen sie im Kartenausschnitt des digitalen Instandhaltungssystems den Schieber an und bearbeiten wie bei anderen Objekten den Arbeitsauftrag (Fig. 5). Für die Gasnetzkontrolle schliesslich lassen sich im System nicht nur Punkte anzeigen, sondern auch Verbindungen. Die Arbeitsaufträge können daher Routen und sogar Geschwindigkeiten zum Ablaufen der Strecken vorgeben. Darüber hinaus kann bei jedem Arbeitsauftrag der Ort der Arbeitsausführung automatisch registriert werden. So ist für die Qualitätssicherung eine vollumfängliche Dokumentation der Arbeitsaufträge gewährleistet.

Auf dem Weg zur Smart City

Künftigen Smart Cities bietet das System von Inventsys ebenfalls attraktive Möglichkeiten – etwa für die Kommunikation zwischen Infrastrukturbetreibern und der Bevölkerung. Apps, um Störungen und andere Anliegen zu melden, sind zwar nichts Neues mehr. Bei den meisten fehlt aber ein geschlossener Prozess dahinter. Anders bei der Lösung von Inventsys: Die App ist voll ins Instandhaltungssystem integriert. Trifft eine Meldung aus der Bevölkerung ein, wird automatisch ein offener Arbeitsauftrag generiert und der verantwortlichen Person zugewiesen. Am Schluss des Prozesses erhält die Person, von der die Meldung stammt, eine Rückmeldung. So weiss diese, dass ihre Nachricht etwas bewirkt hat.

Fazit

Der Wechsel auf ein digitales Instandhaltungssystem ist einfacher, als man denkt – auch für kleine und mittlere Infrastrukturbetreiber. Eine frühzeitige Umstellung empfiehlt sich nicht nur, weil sie in einigen Jahren ohnehin unausweichlich sein wird. Sie bringt vor allem viele Vorteile mit sich, wie das Beispiel der SWL Energie AG zeigt. Wo einst lange Papierlisten abgeglichen und nachgeführt wurden, steht heute eine Software im Einsatz. Die Instandhaltungsprozesse sind dadurch erstens effizienter und einfacher geworden. Zweitens hat sich die Prozessqualität deutlich verbessert. Und drittens erleichtert es die digitale Lösung dem Lenzburger Unternehmen, auch die Infrastruktur anderer Gemeinden zu bewirtschaften. Vor allem aber macht das «Smart Working» mit der Plattform von Inventsys den SWL-Mitarbeitenden Spass. Das System zeigt, dass die Digitalisierung den Fachleuten keine Arbeit wegnimmt, sondern diese erleichtert und aufwertet.

Partner fürs «Smart Working»

Die Inventsys (Schweiz) AG richtet sich mit ihren Dienstleistungen fürs «Smart Working» an Energieversorger, Gemeinden und private Unternehmen. Ihre Softwarelösung lässt sich mit geringem Aufwand an die individuellen Anforderungen der Kunden anpassen. Für die massgeschneiderte Umsetzung der Prozesse und die Integration in die bestehende IT-Landschaft der Kunden setzt das Unternehmen auf Fachspezialisten aus Forschung, Entwicklung und Praxis.

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